Проблема ‒ это неверно сформулированная задача
Согласно исследованиям, проведенным REVERA law group среди своих клиентов в 2019 году, только у 45% респондентов частично автоматизированы такие процессы, как договорная работа, разработка и согласование локальных НПА, правовое сопровождение трудовых отношений, а также визирование/согласование договоров. Это значит, что юристы тратят массу времени на задачи, которые могут быть выполнены без участия или с минимальным участием юриста.
Какие LegalTech продукты могут превращать "боли" юридических департаментов в решения?
Ставим проблему
К неавтоматизированным процессам, которые требуют больше всего “непродуктивного” времени, юристы чаще всего относят:
- договорную работу (создание типовых договоров по готовым шаблонам)
- претензионно-исковую работу (написание претензий и исков “по шаблону”)
- визирование/согласование договоров (согласование изменений в типовые договоры, проверку договоров после внесения реквизитов и т.д.)
- согласование и выдача доверенностей
- консультирование внутренних клиентов (преимущественно по однотипным вопросам)
- проверка контрагентов
- сопровождение трудовых отношений (составление трудовых договоров, контрактов, приказов и распоряжений, подготовка документов для оформления отпуска по уходу за ребенком, трудового отпуска или отпуск “за свой счёт”)
Далее мы рассмотрим, какие технические решения могут избавить юридические департаменты от рутины
Работа с типовыми однообразными документами
Большинство запрашиваемых у юридических департаментов документов являются стандартными. Это типовые договоры, например, поставки или оказания услуг, доверенности или претензии для отдела закупок или продаж. Тем не менее, у юриста уходит масса времени на ввод данных вручную; опрос заказчика договора с целью выяснить, какие условия подойдут для данного документа; вычитку договора после того, как сотрудник самостоятельно подготовил документ по шаблону, чтобы избежать опасной “самодеятельности” сотрудника.
Подготовка этих и других типовых документов не требуют участия юриста, может быть автоматизирована с помощью конструкторов документов и делегирована другим специалистам.
Для компаний, автоматизированных на базе 1С, оптимальным будет внедрение интеграционных модулей, разработанных на базе 1С. Таким примером может быть 1-C:КПД - Конструктор документов.
Но у юридических департаментов компаний, где не проводиться комплексная автоматизация, тоже есть выход - использование отдельных конструкторов документов.
Например, таким решением является Doc.one от Pravo.tech - это облачный сервис с открытым API, позволяющий интегрироваться с CRM и другими системами. Вы самостоятельно наполняете продукт своими шаблонами и для этого не нужно привлечение программиста. В шаблоне вы создаете перечень вопросов, при ответе на которые формируется готовый документ под конкретную бизнес-ситуацию. Этот инструмент не содержит готовых шаблонов.
Другим облачным решением является Турбоконтракт, который помимо конструктора шаблонов снабжен системой электронного документооборота для оперативного согласования, подписания электронного документа.
Для организаций, работающих с российскими контрагентами и когда применимым правом является право РФ, могут быть полезными конструкторы документов, уже содержащие разработанные российскими юристами шаблоны документов, например, Freshdoc, Doczilla. Однако стоит учесть, что стоимость лицензии продуктов с готовыми шаблонами намного выше, чем стоимость платформы для самостоятельного создания своих шаблонов.
Белорусскими решениями, содержащим готовые шаблоны, являются конструктор претензий и конструктор доверенностей на выдачу ТМЦ от ilex.by. Также некоторые конструкторы с готовыми шаблонами представлены на boriusdoc.com.
С помощью конструкторов документов решается проблема сокращения общего количества шаблонов в компании, их унификация, поддержка версионности, исключение ошибок человеческого фактора. Вместо десятков вариантов одного документа (одноязычный/двуязычный, с предоплатой/постоплатой и т.д.) создается один многовариантный шаблон, изменения в который можно внести за раз, что гарантирует актуальность версий всех документов, создаваемых на основе конструктора в случае изменения законодательства или регламентов компании.
Однотипные вопросы от внутреннего клиента
Ежедневно юристы получают десятки писем и телефонных звонков от коллег с повторяющимися однотипными вопросами, ответы на которые можно поручить чат-боту. С помощью конструкторов чат-ботов создать чат-бот можно самостоятельно, без написания кода и привлечения программиста. Чат-бот задаст сотруднику нужные вопросы по сценарию диалога и даст на них ответы. Чат-бот - это еще и отличный инструмент для того, чтобы быстро сориентироваться, что делать в той или иной ситуации, не прибегая к поиску ответа в длинном бизнес-процессе или регламенте компании.
Онлайн-сервис Pipe.bot предлагает “собрать” собственного чат-бота, который может быть размещен в Telegram, Facebook Messenger, Viber и других платформах. Это можно сделать бесплатно, но в интерфейсе конструктора бота придется разобраться (навыки программирования не требуются).
Платный конструктор ботов Form.one от Pravo.tech имеет более простой интерфейс для создания ботов. Кроме того он позволяет соединять нескольких ботов и переходить из одной ветки диалога в другую, назначить встречу с сотрудником компании (с помощью интеграции с Google-календарем). Если для решения вопроса вам нужны дополнительные документы, их также может запросить бот и положить в нужную папку (например, копии устава, свидетельства, контрагента, доверенность на уполномоченное на подписание лицо и т.д.).
Согласование договоров и иных документов
Компании, в которых этот процесс никак не автоматизирован, используют для согласования и визирования электронную почту, Google Документы (что небезопасно) или старый добрый “бегунок” ‒ отдельный лист для виз или печать, на которую ставятся подписи. При этом сложно отслеживать и контролировать сроки согласования всеми лицами, сложно доподлинно подтвердить, что именно этот сотрудник согласовал внесение в договор указанных изменений, что изменения находятся в его зоне ответственности (что особенно актуально для компаний, где согласующие органы размещены в разных местах).
У ряда предприятий процесс согласования документов автоматизирован на базе 1С. Многие успешно используют 1С: Документооборот, который в сочетании с уже упомянутым 1С:КПД - Конструктор документов автоматизирует цикл создания и согласования документов в юридическом департаменте. Для тех предприятий, которые не используют в платформу 1С можно предложить такие LT решения, как уже упомянутый Турбоконктракт, Docsvision, Directum. Все они являются российскими облачными продуктами. C помощью открытого API они могут интегрироваться с другими системами.
Отсутствие инструментов для управления процессами в юридических департаментах
В условиях высокой степени автоматизации финансовой, бухгалтерской отрасли, юридические департаменты до сих пор остаются слабо автоматизированными. Во многих компаниях постановка задач и назначение ответственных до сих пор осуществляется через электронную почту, хранение и систематизация документов по делам ‒ через общие сетевые папки, а контроль и статус дел ‒ через личные обращения. При такой организации работы в юридическом департаменте сложно контролировать весь объем дел (из-за чего нередко пропускаются сроки), следить за текущим ходом дел (статус которых все время меняется), оценивать нагрузку на каждого сотрудника. В результате снижается эффективность юридического департамента, что нередко воспринимается как проблема дефицита кадров, а не отсутствия автоматизации.
Эти вопросы успешно решаются с помощью специфических продуктов для автоматизации процессов юридических департаментов, среди которых Jeffit, Case.one/case.pro.
Эти продукты позволяют создавать карточки проектов, дел, в которые заносится вся важная информация. После чего вы можете следить за изменениями по каждому кейсу в режиме реального времени, ставить задачи со сроками и ответственными внутри дел, группировать дела по принципам, используемым в компании, настраивать сценарии автоматизации для каждого типа дел. Пример ‒ готовая последовательность задач для регистрации ООО, которые даже новичку не надо согласовывать с руководителем.
Проверка контрагента
Большинство компаний осуществляют проверку контрагента перед заключением договора в рамках принципа должной осмотрительности и уменьшения рисков. Без специализированных систем проверки контрагентов эта процедура занимает много времени. Среди белорусских решений можно упомянуть СтатусПро, kartoteka.by, contragento.by.
Для компаний, работающих с российскими контрагентами, подойдут Casebook, СПАРК, СКРИН, Контур-Фокус. Casebook позволяет также строить связи аффилированности в графическом виде.
Перечень описанных legal tech решений отнюдь не является исчерпывающим. Для каждой организации с ее индивидуальной архитектурой бизнес-процессов запрос на автоматизацию будет свой. Главным остается то, что любая автоматизация неизбежно улучшает управляемость бизнес-процессами и способствует уменьшению количества ошибок в работе и высвобождает время для действительно важного.
