Автоматизация договорной работы с помощью конструктора шаблонов документов

Согласно исследованиям, проведенным REVERA среди своих клиентов в 2019 году, только у 45% респондентов частично автоматизированы такие процессы, как договорная работа и визирование/согласование договоров. Это значит, что юристы тратят массу времени на задачи, которые могут быть выполнены без их участия или с минимальным участием юриста.

Чтобы наглядно представить количество “непродуктивного” времени, которое уходит на обслуживание рутинных процессов, воспользуемся данными исследований компании Право.ру в России, согласно которым подготовка документов занимает у юристов до 40%  рабочего времени, а на ручной ввод данных суммарно уходит до 2 дней в неделю. При этом до 80% документов являются типовыми, а значит, могут быть автоматизированы с помощью конструкторов шаблонов документов с последующим  делегированием обязанностей по созданию таких документов сотрудникам, не обладающим юридической квалификацией.

Рассмотрим, как можно автоматизировать работу с типовыми договорами на базе конструктора документов Doc.one от Право.тех

Doc.one  - это инструмент, позволяющий автоматизировать создание юридически грамотных документов путем заполнения простого и понятного опросного листа. 

Сам конструктор  состоит из двух разделов: опросный лист, поля и тело документа. 

Вся юридическая функция выполняется юристом на стадии создания многовариантного шаблона, включающего все возможные варианты его условий и гарантирующего, что все договоры, созданные из шаблона, будут юридически правильными. В дальнейшем сотрудник, которому это необходимо (например, менеджер в отделе продаж) без участия юриста создает из шаблона договор, который формируется в зависимости от выбранных ответов в опросном листе под конкретную бизнес-ситуацию. Посмотрим, как это происходит на примере договора купли-продажи недвижимого имущества.
 
На стадии создания этого шаблона юристом, исходя из сложившейся в компании практики, учтены все возможные варианты бизнес-ситуаций, которые могут возникнуть. Например, различные виды недвижимого имущества, варианты прав, на которых продавцу может принадлежать земля, где расположено недвижимое имущество; варианты оплаты, распределения расходов, связанных с уплатой пошлин и так далее.

В зависимости от выбранных условий в опросном листе тело документа будет меняться, а содержание подстраиваться под конкретную бизнес-ситуацию.

Логика настройки шаблона может быть более продуманной: в зависимости от выбранного ответа в опросном листе, в тексте документа могут появляться блоки с условиями, которые ваши позиции  в этой ситуации усилят. Например, условие о дополнительных способах обеспечения исполнения обязательств при отсрочке платежа более чем на Х дней.

Система Doc.one позволяет создавать вложенные условия: когда внутри зависимого текста существует еще один или несколько изменяемых условий по принципу матрешки, что создает возможности для сложной логики настройки шаблонов.

После того, как пользователь ответил на вопросы опросного листа, ему необходимо перейти в соседнюю вкладку “Поля ввода”, где данные уже заполняются вручную. Это номер договора, дата заключения, сумма и так далее. Введенные данные сразу же отображаются по тексту документа. 

В системе Doc.one также есть возможность создания связанный полей ввода: это когда внесенная  информация проставляется сразу во всех местах, где она встречается по тексту документа. Эта функциональность очень удобна для создания пакета связанных документов: например, договор, спецификация, акт, счет. Единожды внесенные данные будут “растекаться” сразу по всем документам, входящим в пакет, что ускоряет их создание в несколько раз.

Часто конструктор документов не используется изолированно, как отдельная система, а является модулем, включенным в уже существующие CRM - системы в компании. Стандартный сценарий интеграции выглядит примерно так:  пользователь заходит в карточку контрагента в используемой компанией CRM- системе, нажимает “создать документ”, выбирает нужный шаблон, “проваливается” в Doc.one,  данные из карточки контрагента подтягиваются в связанные поля ввода и разносятся по всему документу/пакету документов. Далее пользователь выбирает условие, и документ уходит на согласование в  систему электронного документооборота или вовсе исключается из нее. 

В отличие от конструктора документов в Консультант +, Ilex.by , Doc.one позволяет автоматизировать работу с собственной готовой базой документов, а не использовать общие шаблоны, не учитывающие ваши бизнес процессы и особенности сделки. 

Ценность этого решения заключается в минимизации времени на составление документов, снижении количества ошибок человеческого фактора, унификации договоров и разновидностей их возможных условий, а также исключении договоров, созданных из шаблонов, из цепочек согласований документов (поскольку все условия уже согласованы на стадии разработки шаблона) или отправки таких договоров по упрощенному маршруту согласования. 

Автоматизация договорной работы неизбежно улучшает управляемость бизнес-процессами и оптимизирует их, исключая дублирующие и не добавляющие ценности  действия.