Legal Tech-инструменты, которые освободят юристов от рутины и повысят эффективность юридических процессов
Исследовательская и консалтинговая компания Gartner, специализирующаяся на рынках информационных технологий, спрогнозировала ключевые Legal Tech тренды на ближайшие несколько лет, которые могут помочь руководителям юридических департаментов понять, в автоматизацию каких юридических процессов стоит вкладывать ресурсы в ближайшее время, чтобы сократить расходы и сохранить и/или увеличить эффективность юридической функции текущими ресурсами.
Наиболее релевантными для юридических департаментов и трансформирующими их процессы, представляются следующие:
- Увеличении расходов на Legal Tech в три раза к 2025 году (несмотря на потрясение рынка после пандемии COVID-19). Такое резкое увеличение бюджета в пользу расходов на Legal Tech связано с растущей нагрузкой на корпоративных юристов и необходимостью работать не «больше», а «умнее». А в ситуации с урезанием расходов компаний на персонал и одновременном увеличении нагрузки на юристов, внедрение технологий - это самое очевидное решение для юридических департаментов в обозримом будущем.
- Замена 20% юристов сотрудниками без юридической квалификации к 2024 году за счет автоматизации юридических процессов.
Необходимость оставаться эффективными в условиях возрастающих нагрузок не увеличивая, при этом, штат, подтолкнула многие юридические департаменты к тому, чтобы максимально эффективно использовать время и опыт юристов, что предполагает, в том числе, делегирование работы с типовыми задачами и документами не юристам. На рынке Беларуси уже разрабатываются программы переподготовки кадров (например, практикумы Образовательного центра “Профессиональный интерес”) цель которых — научить не-юристов выполнять несложные типовые юридические задачи.
Одними из Legal Tech решений, которые помогут оптимизировать работу юристов (позволяя тратить свое время только на сложные, аналитические задачи), ускорить юридические процессы, а также делегировать нагрузку по выполнению типовых, рутинных задач без рисков для бизнеса, являются конструкторы шаблонов документов и конструкторы юридических чат-ботов.
Конструктор шаблонов документов - это инструмент, позволяющий автоматизировать работу с собственными типовыми документами и самостоятельно, без навыков программирования, настраивать на базе разработанных юристами компаний типовых форм документов гибкие смарт-шаблоны, учитывающие все возможные условия (к примеру, сделки). Пользователю, генерирующему документ из смарт-шаблона, для создания юридически правильного документа нужно всего лишь просто “прокликать” условия, соответствующие его бизнес - ситуации. Все возможные варианты развития событий продуманы и согласованы юристами единожды, на этапе настройки смарт шаблонов, а значит такие типовые документы не нужно перепроверять, визировать и согласовывать. Юрист может настроить шаблон таким образом, что при выборе пользователем определенных условий (например, оплаты с большей отсрочкой платежа, чем стандартная) в теле документа автоматически будут появляться связанные блоки, которые усилят позиции компании в ситуациях повышенного бизнес-риска.
Настройка конструктора позволяет запретить пользователю самостоятельно вносить правки и изменения в документ, чтобы исключить как “самодеятельность”, так и ошибки человеческого фактора.
Какие задачи решает конструктор шаблонов документов?
- существенно сокращает время на подготовку типовых документов
- минимизирует риски, связанные с ошибками человеческого фактора и ручного ввода данных
- экономит время юристов, позволяя не перепроверять документы, созданные из шаблонов
- дает возможность исключить типовые документы из цепочек согласований или направлять их по “короткому” маршруту
- оптимизирует бизнес-процессы и позволяет делегировать работу с типовыми документами сотрудникам без юридической квалификации без рисков для бизнеса
- конструкторы документов довольно доступны по стоимости, не требуют выделения больших человеческих ресурсов для их настройки и, с учетом скорости внедрения и обучения пользователей, способны оперативно разгрузить юристов, окупить себя и сократить издержки бизнесу в дальнейшем
Примерами конструкторов документов, которые могут быть актуальны для белорусского рынка с учетом стоимости, языка интерфейса, являются Doc.one, Турбоконтракт, AXDRAFT, Doczilla, Freshdoc.
Создание договора купли-продажи недвижимости из смарт-шаблона в Doc.one
Конструктор чат-ботов - это инструмент, позволяющий самостоятельно, создавать чат-боты для решения конкретных бизнес-задач.
Чаще всего, такие чат-боты используются для обслуживания внутреннего клиента и снимают с юристов нагрузку в виде массовых, повторяющихся однотипных вопросов.
Примером такого решения может быть Form.one. Существуют также другие сервисы, например, pipe.bot, сервисы по созданию чат ботов в мессенджерах, больше подходящие для B2C сегмента.
Form.one – это конструктор, так называемых, “плоских” ботов, с предельно понятным интерфейсом, в котором юрист, без навыков программирования, на стадии настройки, продумывает все ветки диалога и варианты ответов. Чат боты можно создавать по любым блокам вопросов, которые можно алгоритмизировать. Например, регламенты и комплаенс процедуры компаний, блок кадровых вопросов, блок вопросов о защите прав потребителей, различные алгоритмы действий при возникновении тех или иных ситуаций (порядок действий по исполнительному производству, порядку действий страховщика при возникновении случая, который может быть признан страховым и т.д.). Чат-бот, созданный в Form.one, может быть встроен в сайт, расположен на отдельной странице или открываться по ссылке, расположенной, к примеру в e-mail подписи юриста.
Так выглядит процесс настройки дерева диалога чат-бота
В современном мире, когда люди проводят много времени в мессенджерах и смартфонах, “общение” с чат ботом для решения типовых задач не выглядит чем-то фантастическим.
Самое главное, что умеет чат-бот и не умеет ни один, даже самый профессиональный юрист, - это консультировать десятки людей одновременно. Согласно исследованиям Pravo.ru, чат боты могут экономить юристам до 30% рабочего времени избавляя от рутины и высвобождая время для задач, на которые никогда не хватало ресурсов. Это приводит к тому, что компания может сэкономить сотни рабочих часов юристов и не увеличивать штат.
Будучи также доступным по цене инструментом и не требуя много времени, чтобы разобраться в настройке и создать собственного помощника, конструкторы чат ботов приветствуются как юристами, так и сотрудниками, привыкшими к гаджетам.
Какие задачи решает чат-бот?
- снимает с юристов нагрузку в виде ответов на повторяющиеся, однотипные вопросы от внутреннего клиента
- помогает внутренним клиентам легко ориентироваться в регламентах и комплаенс требованиях
- позволяет оперативно принимать решения по стандартным вопросам и быстро находить нужную информацию
- позволяет осуществлять первичный опрос, сбор документов и направлять его нужному сотруднику (при работе совместно с системой управления юридическими процессами Case.one)
- назначает встречи и заносит их в календарь
- генерирует типовые документы на базе ответов пользователя (в сочетании с Doc.one)
Чат бот в сочетании с конструктором шаблонов документов (Doc.one и Form.one) отлично справится с созданием на базе ответов пользователя типового документа как, например, доверенность, стандартный договор, заявление на отпуск, заявление в страховую компанию и т.д. Создаваемый документ можно защитить от редактирования, чтобы исключить случаи внесения в них изменений.
Создание доверенности чат ботом Form.one в связке с Doc.one
Согласно закону Парето, 80% дел приносят всего лишь 20% результатов. Применяя его к процессам в юридических департаментах очевидно, что трата ресурсов на рутинные и самые массовые операции не результативна. С помощью автоматизации юридических процессов и внедрения Legal Tech решений у юристов появится возможность сокращать количество старых, рутинных задач, освобождая место для тех, которые способны принести большие результаты.